L’onboarding è il piano di inserimento attraverso cui si accolgono, si formano e si integrano in azienda i nuovi colleghi.

Mi piace pensare sia stato concepito da un “Illuminato” dopo aver sperimentato sulla propria pelle il disagio che ogni inizio di lavoro porta con sé.

Cosa intendo?

Quando il primo giorno entri in azienda con un sorriso stampato, fingendo di essere a tuo agio e padrone della situazione, ma in realtà ti senti un pesce fuor d’acqua: non conosci i colleghi, non hai familiarità con l’ambiente e vaghi spaesato per gli uffici, non hai idea di cosa farai in quelle prime 8 ore, nè con chi pranzerai e dove… non sai nemmeno se l’outfit scelto sia adatto al contesto, o se ti farà sentire ridicolo. Addirittura, in casi estremi, ti pare di non sapere più come comportarti: se dare del tu o del lei a chi ti viene presentato, se sorridere o no, dove mettere le braccia che cadono inermi lungo i fianchi e che di colpo sono estremamente ingombranti.

La tentazione è quella di nascondersi dietro i tendaggi della reception, come in una famosa scena del film Fantozzi.

Avendo provato in prima persona tutto questo, e più di una volta, sostengo con entusiasmo il processo di onboarding, e credo che tutte le aziende potrebbero avere grandi benefici nell’ implementarlo.

Come funziona?

In sintesi, ma proprio in sintesi:

• nel periodo che precede l’inizio del lavoro, si contatta il futuro collaboratore per anticipare cosa lo aspetterà il primo giorno ed in quelli a seguire, sia in termini di accoglienza che di formazione e affiancamento. Si invia una prima presentazione dell’azienda, e varie informazioni pratiche volte a facilitare l’inizio. Nel frattemo, si delinea il piano di inserimento vero e proprio. Questa fase è il pre-boarding;
• al momento dell’ingresso, il collaboratore viene inserito in un piano dettagliato di attività, costruito sulla base del ruolo, che prevede momenti di formazione, di training on the job, di meeting e presentazioni;

• si inividua un “Buddy“, ovvero una persona che avrà cura di aiutare il nuovo arrivato ad integrarsi nel team e, in generale, in azienda;
• si supervisiona il processo, attraverso momenti di feedback e di monitoraggio, volti a verificare che tutto proceda al meglio, che la formazione sia esaustiva e che il nuovo collega sia soddisfatto e motivato.

Chiunque abbia provato l’onboarding non lo lascia più, credetemi.

Fa parte dei famosi “Mai più senza”: è un processo virtuoso, che porta grandi benefici all’azienda e alla persona.

Quali?

• Com’è noto, “Non c’è una seconda occasione per fare una prima buona impressione”. Il momento dell’ingresso rappresenterà una bella esperienza per la persona e innalzerà il livello di ingaggio. Inoltre, aumenterà la fedeltà: alcuni sondaggi dimostrano che un buon onboarding riduce il rischio di abbandono nel primo biennio.*

• L’azienda, dal canto suo, potrà assicurarsi che il nuovo collaboratore sia formato, integrato e preparato il più rapidamente possibile.

Cosa succede quando il piano non viene predisposto?

Tra specialisti HR, corre voce che un’azienda si sia scordata dell’arrivo di un candidato e non abbia nemmeno predisposto la scrivania; pare gli sia stato chiesto di condividere temporaneamente quella del collega, e che abbiano lavorato gomito a gomito per ben 5 giorni. Per dovere di cronaca, va detto, però, che la notizia non è stata mai confermata…

Quello che succede frequentemente, invece, è che in assenza di un piano strutturato, il nuovo collaboratore venga formato un po’ approssimativamente, a spizzichi e bocconi, nei tempi morti che l’operatività permette, spesso affiancato ad un collega senior che non ha necessariamente tempo o voglia di insegnare il proprio lavoro al collega. Raramente si dà una visione più ampia dell’azienda, delle sue strategie, dei processi che l’attraversano, delle varie aree che la compongono e che la rendono un insieme. La formazione potrebbe così essere poco articolata, e sdiventa quindi più difficile valutare il grado di preparazione del nuovo arrivato.

Ogni azienda struttura l’onboarding in base alle proprie dimensioni, al contesto e alle proprie specificità: è pero necessario delinearlo con cura perché sia davvero efficace e possa rappresentare un’esperienza di valore per il nuovo collega.

Mai più senza onboarding, quindi, ed i collaboratori saranno eternamente grati, perchè l’avvio della nuova esperienza professionale sarà facile, piacevole e da ricordare.

*Glassdoor.