La peggiore riunione della mia vita è stata un’esperienza memorabile: sono trascorsi molti anni da allora, ma il ricordo è sempre vivo.

Si era svolta in una calda giornata di luglio, in tarda mattinata, e nonostante la finestra aperta la temperatura era insopportabile, per cui in un attimo si era creato un effetto stalla piuttosto fastidioso, che ingenerava un clima di sospetto reciproco: chi era il responsabile di quell’atmosfera stantia?

Non c’era acqua sul tavolo, e non si usava ancora portarsi dietro la propria borraccia, per cui l’arsura si avvertiva in modo importante: avevamo tutti la famosa lingua felpata.

Nessun ordine del giorno era stato diffuso, nessuna agenda e, quindi, inevitabilmente, nessuno aveva potuto prepararsi per l’incontro; d’altra parte, in effetti, neanche l’obiettivo della riunione era chiaro: che stavamo lì a fare?

Dopo un lungo e farraginoso monologo del capo era finalmente emersa la ragione per la quale ci trovavamo tutti insieme in quella calda sala: si era verificato un problema in un processo interno, e questo aveva comportato un grosso ritardo in una consegna, con incazzatura del cliente e relativo danno economico.

Lo scopo del meeting era quindi duplice: ricercare il colpevole dell’errore e trovare al contempo una soluzione al problema, in modo che non si verificasse di nuovo. La ricerca del colpevole si era protratta per un’ora buona, con il risultato che l’attenzione di tutti si era focalizzata sul tentativo di dimostrare la propria estraneità al fatto cercando al contempo di mostrare la responsabilità dei colleghi. Gli animi si erano scaldati, l’atmosfera si era fatta ancora più calda e l’aria irrespirabile, e nessuno pareva più ricordarsi del cliente e del disservizio che aveva vissuto.  Pareva di essere ad una riunione condominiale. Quando poi si è trattato di cercare una possibile soluzione al problema, eravamo oramai arrabbiati, stanchi, sudati e incapaci di una visione lucida: come potevamo avere un pensiero creativo, generativo di soluzioni?

Il problema delle riunioni destrutturate è proprio questo: spesso fanno perdere tempo e portano a poco.

La soluzione non è, però, evitare le riunioni: ogni azienda è un insieme di parti che devono interagire e comunicare tra loro, per il bene del sistema stesso. Questo vale anche per le realtà piccole o medie, sebbene la tendenza sia piuttosto quella di comunicare in modo informale e un po’ destrutturato. Ma qual è il rischio di un processo di comunicazione non organizzato? Che si commettano più errori, perché non si ha una visione di insieme.

Qualche accorgimento può portare a vari benefici:

• Definire in anticipo la frequenza e la durata delle riunioni perché tutti possano essere presenti e puntuali.
• Far circolare in anticipo l’ordine del giorno del meeting, coinvolgendo i partecipanti nella definizione dello stesso, per permettere a tutti di arrivare preparati sugli argomenti che verranno affrontati.
• All’inizio dell’incontro specificare l’obiettivo, o gli obiettivi, dello stesso per aiutare i partecipanti ad orientarsi: è un meeting informativo? Ci sono decisioni da prendere? O si tratta di rivedere un processo?
• Definire quanto tempo si dedicherà ad ogni argomento per evitare i temutissimi monologhi fiume dei più ciarlieri.
• Sollecitare le opinioni di tutti i presenti per far emergere il punto di vista di chi è per natura più silenzioso, quando si affrontano temi trasversali, per arricchire la visione e fornire prospettive più ampie.
• Ascoltare il punto di vista degli altri con attenzione, il che significa non consultare whatsapp o scrivere mail, per far evolvere la visione di gruppo.
• Dare un seguito, attraverso un report o follow up, per evitare che i contenuti si disperdano e volatilizzino.

Infine, preparare in anticipo la sala riunioni, mettere a disposizione il materiale per prendere appunti ed una lavagna a fogli mobili, allestire con acqua e magari frutta o snacks. Perché, in fondo, creare un ambiente di lavoro ordinato e piacevole aiuta il gruppo a sentirsi bene e, quindi, a lavorare bene.

…E far circolare l’aria, per ossigenare il cervello ma anche per ridurre i malumori!